ปัจจุบันหนึ่งในโปรแกรมที่นิยมใช้ เมื่อต้องพรีเซนต์งานในที่ประชุมต่าง ๆ คือ Powerpoint ด้วยเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ง่าย มีคำสั่งต่าง ๆ ที่ช่วยให้สามารถนำเสนอข้อมูลได้อย่างหลากหลาย ทั้งตัวอักษร ภาพ หรือการฝังลิงก์ ฝังวีดิโอ ก็สามารถคลิกจากหน้าสไลด์ใน Powerpoint ได้เลยทันที สำหรับคนที่กำลังสนใจ เรามีทริกการสอนทำพรีเซนต์ด้วยโปรแกรม Powerpoint แบบง่าย ๆ มาฝากกัน
เคล็ดลับการทำ Powerpoint
หนึ่งในทริกเริ่มต้นของการสอนทำ Powerpoint คือ เลือกขนาดหน้าเอกสารให้พอดีกับจอฉาย หากเราต้องไปฉายในจอที่เป็นขนาด 16:9 แต่กลับทำหน้าเอกสารขนาด 4:3 ไป เวลาฉายจะทำให้เหลือขอบสีดำซ้ายขวา เนื่องจากขนาด 16:9 จะมีความยาวมากกว่า หากต้องการให้ผู้ชมการนำเสนอของเราเกิดความประทับใจ การสอบถามง่าย ๆ ก่อนว่าหน้าจอที่ฉายมีขนาดสัดส่วนเท่าไหร่ จะทำให้งานของเราดูเต็มจอ เต็มตา สร้างความน่าเชื่อถือได้มากขึ้น
ควรจำไว้เสมอว่า การใช้โปรแกรม Powerpoint เหมาะกับการนำเสนอในเชิงแนวคิด Concept มากกว่าการให้รายละเอียดเชิงลึก ดังนั้น ในหนึ่งหน้าสไลด์ไม่ควรมีตัวอักษรที่ต้องอ่านมากเกินไป แต่ควรเน้นการใช้ภาพสวยงาม จึงควรเลือกใช้ภาพที่ดี สื่อความหมายได้ตรงจุด อาจมีคำพาดหัวที่สั้นกระชับ หรือคำอธิบายเชิงแนวคิดได้สั้น ๆ หรือคำสำคัญที่ไม่ควรพลาด ขณะที่รายละเอียดยาว ๆ ควรเป็นเราพูดนำเสนอมากกว่า
ในส่วนของคำสั่งเกี่ยวกับภาพกราฟิก ในโปรแกรม Powerpoint มีคำสั่งอย่างการปรับภาพ ครอปภาพ ปรับสี ปรับสว่าง มาไว้ให้แล้ว ดังนั้น จึงช่วยอำนวยความสะดวกในระดับหนึ่งโดยที่ไม่ต้องไปปรับจากโปรแกรมทำกราฟิกอื่น และสิ่งที่อยากให้ลองคือ คำสั่งลบพื้นหลังของภาพอย่าง Transparency ที่เหมือนเป็นการไดคัทภาพ และนำมาตกแต่งให้หน้าสไลด์มีกิมมิกมากยิ่งขึ้น
อีกหนึ่งทริกสอนทำ Powerpoint คือ แม้ในโปรแกรมจะมีเทมเพลตสำเร็จรูปมาให้ ทั้งลายเส้น สี รูปแบบฟอนต์ และการจัดวางที่น่าสนใจ แต่การออกแบบสร้างสรรค์หน้าปกและเทมแพลตสำหรับหน้าสไลด์ของ Powerpoint ด้วยโปรแกรมทำภาพกราฟิกต่างหากอย่าง Photoshop หรือ Illustrator แล้วค่อยนำมาแปะในหน้า Master Slide ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จะช่วยตอบโจทย์ Key Visual ของการนำเสนอชิ้นงานนั้น ๆ ได้อย่างตรงโจทย์มากยิ่งขึ้น และควรเซฟ Resolution ภาพหน้าปกและภาพเทมเพลตเหล่านั้นให้น้อยหน่อย เพื่อไม่ให้ไฟล์หนักจนเกินไป แต่ต้องคมชัด และอย่าให้น้อยจนเห็นภาพแตก
อีกหนึ่งสิ่งที่น่าสนใจในการสอนทำ Powerpoint คือ ลองเล่นคำสั่ง Animation เพื่อให้ภาพหรือกล่องข้อความมีการเคลื่อนไหว ซึ่งมีชุดคำสั่งสำเร็จรูปที่ทำให้การเคลื่อนไหวเป็นไปตามต้องการ และยังสามารถกำหนดระยะเวลาได้ด้วยว่าจะให้เล่นมูฟเมนต์เหล่านั้นช้าหรือเร็วขนาดไหน เช่น การเบลอภาพจนค่อย ๆ ชัดขึ้นมา การเคลื่อนที่ที่สามารถเลือกได้จากหลายทิศทาง อาทิ มาจากทางซ้ายหรือทางขวาแล้วมาหยุดที่กลางสไลด์ หรือเพียงแค่คลิกเดียวก็สามารถทำให้ภาพนิ่งที่เป็นบานประตูสามารถเปิดออกได้โดยไม่ต้องทำเป็นภาพวิดีโอแม้แต่น้อย
แม้ปัจจุบันจะมีตัวรีโมตคอนโทรลให้ผู้พูดสามารถคลิกเปลี่ยนหน้าจอ Powerpoint เองได้ก็ตาม แต่ถ้าในกรณีคนที่นำเสนอไม่ได้เป็นคนคลิกเอง ผู้ช่วยควรปรับโหมดการนำเสนอให้สามารถเห็นภาพสไลด์ทั้งหมดไฟล์นั้น ๆ หรือปรินท์เอกสาร Powerpoint ทั้งหมดมาเก็บไว้ 1 ชุดเป็นการสำรอง และลองซ้อมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกการเปลี่ยนหน้าจอจะเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด
เหล่านี้เป็นทริกเล็ก ๆ น้อยๆ ในการทำ Powerpoint ที่ควรรู้ ซึ่งปัจจุบันมีหลายสถาบันที่สอนการทำพรีเซนต์ด้วย Powerpoint ลองมองหาคอร์สที่สนใจเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
