ระบบการจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management เป็นกระบวนการหนึ่งที่ได้รับการพูดถึงมากในปัจจุบัน ซึ่งเป็นการรวบรวมเอกสาร บันทึก และความรู้ต่าง ๆ มาเก็บไว้ในที่ที่เดียวกัน เพื่อให้สามารถใช้งานได้ง่าย เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร ไม่เพียงแต่ธุรกิจขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ระบบ KM ยังช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเรียนรู้ ปรับตัว และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
ระบบ KM คืออะไร ?
ระบบ KM ที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
ระบบจัดการความรู้ หรือ KM ที่มีประสิทธิภาพ ต้องสามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้ โดยควรมีคุณสมบัติสำคัญดังต่อไปนี้
- มีระบบที่สามารถรวบรวมความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย มีกระบวนการที่ไม่ยุ่งยาก สามารถทำได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว
- จัดระเบียบความรู้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและการนำมาใช้ ประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการใช้งาน
- สามารถแบ่งปันข้อมูลความรู้ระหว่างพนักงานได้ ทุกคนสามารถถือและใช้ข้อมูลชุดเดียวกันในการทำงาน
- สามารถวัดผลได้ เพื่อที่จะได้นำไปปรับปรุงและแก้ไขระบบ KM ให้มีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ทั้งหมดนี้คือคุณสมบัติสำคัญของระบบ KM สำหรับองค์กรขนาดเล็ก ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน และพาธุรกิจให้เติบโตอย่างมั่นคง
ประโยชน์ของระบบ KM สำหรับองค์กรขนาดเล็ก
หลายคนอาจจะคิดว่าระบบ KM เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่และขนาดกลางเท่านั้น แต่ความจริงแล้วการใช้ระบบนี้กับองค์กรขนาดเล็กก็มีประโยชน์ไม่แพ้กัน และช่วยให้ระบบการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน พนักงานสามารถเข้าถึงองค์ความรู้และข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว สามารถใช้ข้อมูลชุดเดียวกันในการบริหารจัดการงานในโครงการเดียวกัน รวมถึงการเรียนรู้โครงการหรือโปรเจ็คในอดีต เพื่อนำมาปรับใช้ได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
- ลดต้นทุน การที่พนักงานมีข้อมูลชุดเดียวกันจะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงาน ลดความซ้ำซ้อน ลดการจ้างงานหรือค่าปรึกษาผู้เชี่ยวชาญที่ไม่จำเป็น ช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เพิ่มนวัตกรรมใหม่ ๆ ในการทำงาน ระบบ KM จะช่วยให้พนักงานได้คิดและต่อยอดองค์ความรู้ใหม่ ๆ และพัฒนานวัตกรรมใหม่ ๆ ในการทำงานร่วมกัน ช่วยเพิ่มศักยภาพการแข่งขัน และเป็นหนึ่งในการพัฒนาบุคลากรให้มี Growth Mindset ตลอดเวลา
- เพิ่มคุณภาพในสินค้าและบริการต่าง ๆ การเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญและจำเป็น จะช่วยลดเวลาการทำงานและเพิ่มคุณภาพของงาน ส่งผลให้สินค้าและบริการต่าง ๆ มีคุณภาพมากขึ้น สร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า
หลายคนมองว่าระบบ KM สามารถใช้ได้เฉพาะกับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น แต่แท้ที่จริงแล้ว การใช้ระบบนี้ในองค์กรขนาดเล็กหรือ Start-up ก็ช่วยให้องค์กรได้เติบโตอย่างมั่นคง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพโดยที่เราคาดไม่ถึงเลยทีเดียว