รู้หรือไม่ว่าในปัจจุบันนี้ ระบบการจัดซื้อจัดจ้างผ่านออนไลน์ กลายมาเป็นตัวช่วยที่จะทำให้คุณสามารถวางแผนและทำงานได้อย่างสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น และประหยัดเวลามากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจัดหาวัตถุดิบ อุปกรณ์ที่จำเป็น การจัดจ้างผู้รับเหมา หรือแม้กระทั่งสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ภายในองค์กร ที่จะช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบราคา และคุณภาพของสินค้าได้อย่างรวดเร็วและชัดเจนมากยิ่งขึ้น ที่สำคัญเลยก็คือ ได้สินค้าและบริการในราคาที่คุ้มค่ามากที่สุดอีกด้วย
ระบบการจัดซื้อออนไลน์
ซึ่งระบบการจัดซื้อยุคใหม่ ที่เป็นการทำงานผ่านออนไลน์ หรือที่เรียกว่า e-Procurement นั้น จะเป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้งานเพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยสามารถเข้าใช้งานได้ผ่านระบบและฐานข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต มีฟังก์ชันการทำงานที่แตกต่างกันออกไป และสามารถตรวจสอบคำสั่งซื้อและข้อมูลต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วนั่นเอง
เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา วันนี้เราจะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับข้อดีของการใช้งาน ระบบการจัดซื้อออนไลน์ หรือ e-Procurement ถ้าพร้อมแล้ว ตามไปดูกันเลย
สะดวก รวดเร็ว
แน่นอนว่าระบบการจัดซื้อออนไลน์นั้นจะเข้ามาช่วยลดระยะเวลาในการทำงานได้อย่างดีเยี่ยม เพราะไม่จำเป็นจะต้องมานั่งกรอกเอกสารลงบนกระดาษ แล้วกรอกข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์ ก่อนจะทำเรื่องขอใบเสนอราคาและมานั่งเปรียบเทียบข้อมูล แล้วทำเอกสารอีกมากมาย ซึ่งการทำผ่านระบบออนไลน์นั้นจะช่วยจัดการในส่วนนี้ไปได้อย่างสิ้นเชิง โดยที่คุณสามารถวางแผนค่าใช้จ่ายและจัดเปรียบเทียบข้อมูลต่างๆ ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น สามารถดูข้อมูลเชิงลึกผ่านระบบ และเพิ่มเวลาในการทำงานอื่นๆ ไปได้อีกมาก
ลดข้อผิดพลาดด้านเอกสาร
อย่างที่บอกไปในข้อที่แล้วว่าระบบการจัดซื้อรูปแบบเก่าจะทำให้คุณเสียเวลาในการกรอกเอกสารจำนวนมาก และอาจเกิดปัญหาเรื่องข้อมูลผิดพลาดอีกด้วย แต่เมื่อใช้งานผ่านระบบออนไลน์ คุณก็ไม่จำเป็นจะต้องมากรอกข้อมูลเดิมๆ ซ้ำไปซ้ำมา เพียงแค่ใช้งานผ่านระบบ ตั้งแต่การทำคำสั่งซื้อ ไปจนถึงขั้นตอนการสั่งซื้อ ทุกอย่างก็สามารถเก็บได้อย่างเรียบร้อยและเป็นระเบียบมากที่สุดนั่นเอง
สามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายได้
การทำงานผ่านระบบการจัดซื้อออนไลน์จะช่วยให้คุณในฐานะผู้บริหารสามารถตรวจสอบรายละเอียดของคำสั่งซื้อและค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ตลอดเวลา และสามารถดึงข้อมูลเหล่านั้นจากฐานข้อมูลที่มีการเก็บไว้ ออกมาเพื่อวางแผนและพัฒนาด้านกลยุทธ์การสั่งซื้อสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
มีความโปร่งใสในการทำงาน
เนื่องจากการนำระบบการจัดซื้อออนไลน์เข้ามาใช้งาน จะตอบโจทย์ในด้านความโปร่งใสเป็นอย่างมาก เพราะระบบมีการเก็บข้อมูลทุกอย่างเอาไว้อย่างเป็นระเบียบ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบหลักฐานและใบคำสั่งซื้อต่างๆ ย้อนหลังได้อย่างดี นับเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่จะเข้ามาลดปัญหาการทุจริตในองค์กรได้