หลายครั้งที่คุณได้รับอีเมลโฆษณา ขายตรง หรืออีเมลเชิญชวนเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ หลายฉบับต่อวัน นานวันเข้าอีเมลเหล่านี้ก็มักถูกปล่อยทิ้ง ไม่ได้รับการเปิดอ่านจนกระทบกับอีเมลข่าวสารดี ๆ ที่บางครั้งคุณอาจกำลังมองหาอยู่ก็ได้ ซึ่งถือปัญหาใหญ่สำหรับคนที่มีความจำเป็นต้องประสานงานหรือแจ้งข้อมูลต่าง ๆ ครั้งแรกผ่านทางอีเมล หากใช้วิธีสนทนาทางโทรศัพท์ก็ไม่สามารถให้ข้อมูลได้ครบถ้วน ยิ่งถ้าคุณไม่เคยมีคอนแทคของบุคคลนั้น ๆ มาก่อนพอโทรไปสายก็มักจะถูกส่งเข้าไปส่วนกลาง ด้วยปัญหาเหล่านี้ทำให้ iPrice แหล่งช้อปปิ้ง เปรียบเทียบราคาออนไลน์ ในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ทำการรวบรวมเทคนิคการส่งอีเมลยังไงให้มั่นใจได้ว่าปลายทางจะเปิดอ่านชัวร์ ๆ มาให้คุณลองทำตามกันดังนี้
เทคนิคการส่ง Email ที่ปลายทางต้องเปิดอ่านแน่นอน
ใช้อีเมลองค์กร หรืออีเมลที่เป็นชื่อจริง ๆ
เพื่อให้ปลายทางมั่นใจว่าอีเมลของคุณปลอดภัย ไม่ใช่ไวรัสหรือสแปม การใช้อีเมลที่มีชื่อและนามสกุลที่น่าเชื่อถือดูจะช่วยเพิ่มเปอร์เซ็นการเปิดอ่านจากปลายทางได้ ยิ่งเป็นการติดต่อครั้งแรกที่ทั้งผู้ส่ง-รับ ไม่เคยพบเจอกันมาก่อนยิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลประสานงาน เสนองาน หรือเรซูเม่สมัครงานก็ตาม
อย่าใช้ตัวกำหนดความสำคัญพร่ำเพรื่อ
เพราะส่วนใหญ่หากคุณใช้ครั้งแรกปลายทางก็มักจะเปิดอ่าน แต่เมื่อพบว่าเนื้อหาภายในไม่ได้น่าสนใจจริง ๆ บอกได้เลยว่าคุณได้ฆ่าตัวตายไปและ 50% เพราะนั่นเป็นอาจโอกาสสุดท้ายที่เขาจะเปิดอ่านอีเมลของคุณ ครั้งต่อไปเมื่อคุณส่งมาพร้อมตัวกำหนดความสำคัญอีก นอกจากเขาจะไม่เปิดอ่านแล้ว อาจตั้งค่าส่งอีเมลของคุณเข้า Junk Mail โดยปริยายอีกด้วย ฉะนั้นใช้ตอนมีเรื่องสำคัญ ๆ จริง ๆ ดีกว่า
มีลายเซ็นต่อท้ายเพื่อความเป็นทางการ
แถมยังช่วยเสริมความน่าเชื่อถือ พร้อมภาพลักษณ์ให้ผู้ส่งได้อีกด้วย โดยลายเซ็นกำกับนี้ควรประกอบด้วยโลโก้บริษัท/องค์กร พร้อมมีชื่อผู้ส่งพ่วงท้ายด้วยข้อมูลติดต่ออย่างชัดเจน ถือเป็นการเพิ่มช่องทางการติดต่อให้กับตนเองอีกด้วย เพราะมีหลายคนที่ไม่ชื่นชอบการส่งอีเมลโต้ตอบกัน เพราะมันต้องเขียนตั้งแต่ เรียน คุณ XXX, ประโยคเปิดเรื่อง, เนื้อความ และการกล่าวสรุป ซึ่งดูจะยุ่งยากสำหรับคนยุคใหม่ที่ชื่นชอบการแชท หรือส่งข้อความสอบถามกับโดยตรงมากกว่า
กำหนดชื่อองค์กรไว้อย่างชัดเจน
ที่ขาดไม่ได้เลยคือ การวงเล็บเชื่อองค์กร หรือใส่ Square Brackets [..] หน้าหัวเรื่องเพื่อให้ผู้รับทราบว่าเป็นอีเมลจากองค์กรใดทั้ง ๆ ที่ยังไม่ได้เปิดอ่าน แถมยังช่วงคัดกรองอีเมลได้ดีอีกด้วย ง่าย ๆ ลองคิดภาพว่าวัน ๆ หนึ่งคุณมีอีเมลเข้า 100 อีเมล แต่ถ้ามีเพียงไม่กี่อีเมลที่ระบุชื่อองค์กรไว้ชัดเจน ยังไงก็จัดแยก และเลือกอ่านได้ง่ายกว่าอีเมลทั่วไปอยู่แล้ว
คิดหัวเรื่องดี กระชับ ได้ใจความ มีชัยไปกว่าครึ่ง
ข้อนี้บอกเลยว่าสำคัญจริง ๆ เพราะ iPrice ได้ลองขอความคำแนะนำจากสื่อมีเดียชั้นแนวหน้าบางท่าน ได้แก่ คุณจุลดิศ รัตนคำแปง (สำนักข่าวไทยรัฐออนไลน์) กล่าวว่า ‘ต้องสั้น กระชับ ชัดเจน ถ้าใช้คำฟุ้มเฟือยตรงหัวเรื่อง แว็บแรกจะไม่สนใจอ่าน’ สอดคล้องกับคำแนะนำของคุณภูวเดช จีระพันธ์ (Sanook.com) ที่ว่า ‘ชื่อเรื่องต้องน่าดึงดูด น่าสนใจ’ และเป็นในทำนองเดียวกันกับเว็บมาสเตอร์เว็บไซต์ Campus-Star ซึ่งกล่าวเสริมว่า ‘หัวข้อต้องสั้น พร้อมแจ้งว่ามีภาพประกอบ’ จึงจะช่วยเพิ่มความสนใจให้อีเมลได้มากขึ้นนั่นเอง
มีไฮไลท์ที่น่าสนใจในอีเมล
แน่นอนถ้าแค่หัวข้อเรื่องน่าอ่าน แต่เนื้อหาอีเมลไม่น่าสนใจ ยิ่งถ้ามีการแนบไฟล์แต่ไม่อธิบายข้อมูลอะไรเพิ่มเติมยิ่งถูกมองในแง่ลบ ซึ่งสอดคล้องกับคำแนะนำของคุณสุจิตร ลีสงวนสุข (สำนักข่าว Bangkok Post) ที่ว่า ‘เนื้อหาในอีเมลน่าสนใจ เน้นเกี่ยวกับประเทศไทย’ (เพราะ BangkokPost เป็นสำนักข่าวภาษาอังกฤษที่เผยแพร่เนื้อหาเกี่ยวกับประเทศไทย) สรุปแล้ว หากกล่าวว่าหัวข้อเรื่องเป็นด่านแรกที่ช่วยให้ผู้รับสนใจเปิดอ่านอีเมลของคุณ เนื้อหา และไฮไลท์ในอีเมลก็เป็นด่านสองที่จะทำให้เขาตอบหรือติดต่อกลับคุณหรือเปล่านั่นเอง ดังนั้นเนื้อหาในอีเมล ควรมีการกล่าวแนะนำตัวเองและองค์กรสั้น ๆ ในย่อหน้าแรก ต่อมาย่อหน้าสองก็บอกถึงใจความสำคัญของอีเมลหรือไฮไลท์ในไฟล์แนบ สุดท้ายกล่าวสรุปให้ได้ใจความก็พอ
การสะกดคำต้องถูก โดยเฉพาะชื่อผู้รับ
ที่พบได้บ่อยครั้งคือผู้ส่งสะกดชื่อผู้รับผิด ซึ่งเป็นเรื่องรับไม่ได้ของใครหลาย ๆ คน ประมาณว่าคุณไม่ได้สนใจที่จะหาข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขามากพอ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดอันไม่น่าให้อภัยนี้ ซึ่งวิธีป้องกันง่าย ๆ คือ ตรวจสอบความถูกต้องตั้งแต่ชื่อผู้รับ และการสะกดคำในเนื้อหาอีเมลอีกครั้งก่อนส่ง ถ้าไม่แน่ใจให้หาข้อมูลในอินเตอร์เน็ต หรือถ้าชื่อดังกล่าวยากเกินไปให้โทรไปสอบถามการสะกดจากฝ่ายประชาสัมพันธ์องค์กรนั้น ๆ เลย รับรองถูกต้องแน่นอน
ตรวจสอบรูปแบบการแสดงผล
มากไปกว่านั้น หากคุณต้องการให้อีเมลดังกล่าวดูน่าเชื่อถือ น่าอ่าน และดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แนะนำให้ส่งเข้าอีเมลตนเองก่อน แล้วลองดูการจัดรูปแบบทั้งจากสมาร์ทโฟน และจากคอมพิวเตอร์ เพราะบางครั้งการแสดงรูปแบบจะไม่เหมือนกัน แม้คุณจะมั่นใจว่าจัดรูปแบบให้ดูน่าอ่านแล้วในคอมพิวเตอร์ แต่อย่าลืมว่าปัจจุบันผู้คนก็นิยมเปิดอ่านอีเมลผ่านทางสมาร์ทด้วย ดังนั้นตรวจสอบให้มั่นใจทั้งสองทาง ย่อมช่วยให้ผู้รับอยากเปิดอ่านอีเมลของคุณได้ไม่ยาก
ผู้เขียน ขนิษฐา สาสะกุล iPrice